Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Administrativ sekreterare
Beskrivning
Text copied to clipboard!
Vi söker en administrativ sekreterare som är organiserad, noggrann och har god kommunikationsförmåga. Rollen innebär att stödja ledningsgruppen och andra avdelningar med administrativa uppgifter för att säkerställa en effektiv och smidig verksamhet. Du kommer att hantera korrespondens, planera möten, förbereda dokument och rapporter samt koordinera olika administrativa processer. En viktig del av arbetet är att vara en pålitlig kontaktpunkt för både interna och externa parter, vilket kräver professionalism och serviceinriktad inställning. Vi värdesätter initiativförmåga och flexibilitet då arbetsuppgifterna kan variera och kräva snabba lösningar. Som administrativ sekreterare är du en nyckelperson som bidrar till organisationens framgång genom att skapa ordning och struktur i det dagliga arbetet. Vi erbjuder en stimulerande arbetsmiljö där du får möjlighet att utvecklas och vara en del av ett engagerat team.
Ansvar
Text copied to clipboard!- Hantera inkommande och utgående korrespondens.
- Planera och boka möten samt konferenser.
- Förbereda och arkivera dokument och rapporter.
- Koordinera administrativa processer och rutiner.
- Stötta ledningsgruppen med administrativa uppgifter.
- Upprätthålla kontakt med interna och externa parter.
- Organisera resor och logistik för personal.
- Säkerställa att kontorsmaterial finns tillgängligt.
- Följa upp och påminna om deadlines och möten.
- Delta i förbättringsarbete av administrativa rutiner.
Krav
Text copied to clipboard!- Erfarenhet av administrativt arbete eller sekreteraruppgifter.
- God förmåga att uttrycka sig i tal och skrift på svenska.
- Vana att arbeta med digitala verktyg och kontorsprogram.
- Strukturerad och noggrann med god planeringsförmåga.
- Diskret och förtroendeingivande i hantering av information.
- God samarbetsförmåga och serviceinriktad inställning.
- Flexibel och lösningsorienterad vid förändringar.
- Erfarenhet av att hantera flera uppgifter samtidigt.
- Grundläggande kunskaper i engelska är meriterande.
- Utbildning inom administration eller motsvarande är önskvärt.
Potentiella intervjufrågor
Text copied to clipboard!- Hur hanterar du stressiga situationer med flera samtidiga uppgifter?
- Kan du ge exempel på hur du organiserar och prioriterar ditt arbete?
- Vilka administrativa system och program är du van vid att använda?
- Hur säkerställer du sekretess i ditt arbete?
- Hur kommunicerar du effektivt med olika typer av personer?
- Kan du beskriva en situation där du förbättrade en administrativ process?
- Hur hanterar du oförutsedda förändringar i scheman eller planer?
- Vad motiverar dig i rollen som administrativ sekreterare?
